Excel'de Veritabanı Mantığı ve ETOPLA (SUMIF) Fonksiyonu

Özellikle çok fazla veri ile çalışırken, arasından bazı kriterlere uyanları seçmek, gruplamak, bunların rakamsal karşılıklarını toplamak çoğu zaman zahmetli ve sıkıcı bir iştir.
Ama, veritabanı mantığı ile çalışarak ve Excel'in ETOPLA (ingilizce karşılığı SUMIF) fonksiyonunu kullanarak, bu işleri, çabuk, hatasız ve kolay anlaşılır halde yapmak çok kolaydır.
Diyelim ki farklı illerde, farklı tarihlerde yaptığımız harcamalar var. Bunların tarih sırasına göre listesini oluşturduk (bu, muhasebeden gelen kayıtlar da olabilir). O tarih aralığında, hangi ilde ne kadar harcama yaptık, onu görmek istiyoruz.
Genellikle insanların uyguladığı yöntem; listeye filtre uygulamak ve tüm iller için bu filtreyi tek tek kullanıp toplamlar almaktır.
Başka bir yöntem de, benzer bir filtre sistemi ile iller bazında listeyi gruplamak ve gruplar için ara toplamlar almaktır. Ancak bu yöntem, tarih sırasını bozacaktır.
Bir de ETOPLA (SUMIF) kullanımına bakalım:

Formülün değişkenleri şu şekildedir:

ETOPLA(aralık, ölçüt, [toplam_aralığı])

aralık: toplam şartının kontrol edileceği liste aralığı. "b5:b11" ya da uzun bir listede komple kolonu kontrol etmek istiyorsanız "b:b" gibi.
ölçüt: toplam şartı. Örnekte "Bursa" şehrinin olduğu ödemeler için, ya tablonun o hücresini refere edersiniz ya da elle "bursa" olarak girersiniz. Bu alanda ">5", "<=0" gibi mantıksal kontroller de kullanılabilir.
toplam aralığı: tablonun toplam şartlarını sağlayan kalemlerin toplanacağı rakamları içeren aralık ya da kolon.
Yani kısaca fonksiyon şu işe yarıyor: "aralık" kısmında tanımladığım hücrelerde, "ölçüt"e uyan satırlarda, "toplam aralığı" kolonundaki rakamları topla ve sonucu bana ver.

Veritabanı mantığı ile çalışmak, yani verileri, tüm sütunlarda karşılığı olacak şekilde hazırlamak, önce biraz zahmetli gibi görünse de, daha sonra, gruplama, filtreleme, özet veri alma konularında işinizi çok kolaylaştıracaktır. O yüzden bunu alışkanlık haline getirmekte fayda var. Özellikle çok fazla veri ile (mesela uzun bir liste) çalışıyorsanız.

Videoyu izlerken H9 hücresine "=G9=D15" gibi bir şey yazdım farkettiyseniz. Sonuç olarak da "DOĞRU" diyerek bize geri döndü. Garip bir eşitlik değil mi? İlk öğrendiğimde bana da çok tuhaf gelmişti.
Bu formül, bunun gibi grup toplamlarında, hesapladığım toplamın, genel toplama eşit olup olmadığını görmek, daha sonra değişiklik yaparsam, hata yapmamı engellemek için kullandığım bir sağlama yöntemi.
Anlamı şu; "G9 hücresinde hesaplanan değer, D15 hücresinde hesaplanan değere eşit mi?". Yani bir tür mantıksal sınama. Kullanmaya başladığınızda ne kadar işe yaradığını göreceksiniz.
Bu da benden size ufak ama insanlık için büyük bir tüyo olsun.